Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018-2019 годах может быть таким:

1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите .

1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, - здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:

• Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 - при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС» .

• Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец» .

• Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС» .

• Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец» .

• Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец» .

1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018-2019 годов:

• Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» .

• Расходный кассовый ордер.

1. Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте .

1. Авансовый отчет.

1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте .

1. Бухгалтерская справка.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки - образец» .

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 - список был предложен выше:

• Договор . Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
• Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
• Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2018-2019 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

• название документа;
• дата, когда такой документ был составлен;
• информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
• суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
• денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
• сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

• Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
• Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
• Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

• книги;
• карточки;
• свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

• Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
• Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
• Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

• синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
• аналитические регистры (платежная ведомость);
• комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)» .

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

Первичная документация в бухгалтерии

Приветствую вас, уважаемые читатели, на моем блоге!

Обычно, я просматриваю рабочую почту каждый день, но на этой неделе не срослось, и писем накопилось немало. Сегодня решила разобрать и тема новой статьи пришла сама собой. Будем говорить о первичной документации, ведь это основа регистров и важная часть работы бухгалтера.

Во время учебы эта тема была не самой важной, да и тяжело осваивать ее в теории, но поступив на работу, пришлось наверстывать упущенное. Давайте заранее разберем все нюансы, чтобы избежать трудностей в будущем. В предыдущей теме мы разобрали бухгалтерские регистры, я знаю, немного сложновато, но после сегодняшней статьи станет немного проще.

Чтобы уверенно ориентироваться в плоскости первичной документации мы рассмотрим:

• Понятие и назначение первичной документации предприятия.
• Обязательные реквизиты и допустимы изменения первичных документов.
• Группы, виды, степени детализации и возможные правки документов.
• Сроки действия и хранения первичной документации.

Основная цель – научиться отличать первичный документ от остальной массы не менее важных бумаг, запомнить их реквизиты и виды. Обещаю, будет интересно, приступим!

Как правильно работать с первичной бухгалтерской документацией

Для начинающих, неопытных бухгалтеров и предпринимателей хочется объяснить принципы работы с первичной бухгалтерской документацией.

Документы, с которыми вы будете работать, делятся на две группы:

• Поступившие от кого-либо;
• Исходящие от вас.

Как работать с поступающими документами?

1. Определите: является ли данный документ бухгалтерским?

Документ, принимаемый к учету должен содержать существенную для отражения в учете информацию, т. е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии.

Например, кассовый чек «говорит» об оплате кому-либо (расход денег), накладная - о перемещении ТМЦ (приход-расход) и т. д. А вот, например, заявление сотрудника с просьбой выдать аванс без визы руководителя к работе принимать нельзя.

Не являются бухгалтерскими документами всякие записки, черновики, газетные вырезки и прочее. А так же документы, составленные с нарушением установленных для них правил.

2. Определите: относиться этот документ к вашей организации или нет?

Документ, проще говоря, должен иметь отношение к данному предприятию, т. е. в нем должны быть реквизиты именно вашей организации, либо они должны быть выписаны на вашего сотрудника.

Бывает, что по разным причинам, вам приносят документы, не относящиеся к данной организации. Это возможно просто ошибка. А может быть и так, что сотрудник осознано, стремится списать с себя подотчетные суммы.

Возможно еще, что документы по закупу ТМЦ (работ, услуг) сознательно выписываются на данное предприятие с целью получить дополнительные суммы на вычет по налогам.

В случае, если несоответствие между вашим видом деятельности и сутью документа бросается в глаза, то лучше этот документ не брать к учету.

Еще один момент - возможно контрагент не имеет оснований выписывать в ваш адрес, данный документ, т. е. у вас нет с ними договорных отношений.

Например, энергоснабжающая организация выставила вам счет, не разобравшись, что потребляемую вами электроэнергию оплачивает другая организация, например, арендодатель.

3. Проверьте реквизиты.

Контрагент несет ответственность за правильность своих реквизитов сам. Сейчас многие предприятия используют компьютерные программы и поэтому ошибок в своих реквизитах, как правило, не допускают, хотя и такое бывает. А вот ваши реквизиты стоит перепроверить - в них зачастую могут быть ошибки.

Отдельно надо сказать про рукописные документы - кроме того, что в них бывают ошибки, так же бывает, что документ поддельный, т. е. например, выписаны от имени несуществующего предприятия.

Существует или нет такое предприятие, можно перепроверить через реестр налогоплательщиков на сайте Налогового комитета РК.

Подписи в документе должны быть подлинными, т. е. именно тех людей кому они принадлежат, и эти люди должны иметь право подписывать такие документы. В документах не допускается факсимильная подпись.

Печатей в одной организации может быть несколько. Проверьте, та ли печать стоит на данном документе. Например, на счет-фактуре не должна стоять печать с надписью «Отдел кадров».

Еще бывает, что документ по ошибке выписан на схожую по названию организацию. Во всех таких случаях надо обратиться в эту организацию и потребовать переделать документ.

4. Было ли фактически совершено событие, отраженное в документе?

Возможно, поставщик не поставлял вам эти ТМЦ или не оказывал вам этих услуг. Или возможно контрагент выставил счет на больший чем нужно объем, цену и соответственно сумму.

Например, на ваш склад не привозили указанный в счете товар. Ваши специалисты этот документ должны акцептовать (подтвердить). В данном примере это должен подтвердить завсклад, своей подписью о получении товара.

А цену, объем, и условия закупа надо сравнить с условиями договора. Либо это должен подтвердить экономист - маркетолог или снабженец.

5. Определите: к какому периоду относиться документ.

Периоды могут быть:

• текущий месяц,
• текущий квартал,
• текущий год,
• прошедший месяц,
• прошедший квартал,
• прошедший год.

От этого зависит, нужно ли принимать этот документ к учету. Да бывает и такое, что, например, приносят Счет-фактуру за прошедший период - на ваше усмотрение принимать его к учету или нет.

В целом, конечно, вы обязаны принять документ к учету, но если примите, это вызовет необходимость корректировать отчеты в т. ч. и налоговые.

Однако если отчеты прошедшего периода текущего года (прошлый квартал, прошлый месяц) исправить не составит труда, то отчеты прошлого года откорректировать бывает весьма затруднительно. Выбор за вами;

Возможно этот документ уже был (есть) у вас. Тогда либо это дубликат (копия), либо этот документ от вас забирали для чего-либо и теперь вернули. Будьте осторожны - не проводите один документ дважды. Это создаст двойные обороты, т. е. необоснованно увеличит те или иные суммы.

6. Определите: к какому разделу учета относиться документ.

Разделы учета:

1. Касса,
2. Банк,
3. Материалы,
4. Товары,
5. Основные средства,
6. Подотчетные лица,
7. Поставщики,
8. Покупатели и т. д.

Как работать с поступающими документами

Существует регламентация документов по разделам учета. Это можно прочитать в любом учебнике бухучета. Например, Выписка банка - это документ раздела «Банк», так же называется и регистр, куда вы подошьете этот документ.

Это просто. А вот с документами относящимся к приходу ТМЦ дело обстоит сложнее.

Определите, чем для вашей компании является поступившее ТМЦ: материалом, товаром, основным средством, нематериальным активом или услугой/работой (да и такое бывает)?

Материал - это то, что используется в работе и при этом расходуется, т. е. заканчивается. Например, это бумага, бензин, цемент и прочее. Материал изменяет свою форму: был цемент - стало бетонное изделие.

Товар в отличие от материала не используется в работе, оно приобретается для дальнейшей реализации, т. е. для продажи. Это единственное его отличие. А на практике товаром может быть и бумага, и бензин, и цемент - смотря, чем мы торгуем.
Справочник товаров в программе «1С» называется «Номенклатура».

Основное средство - это некое орудие труда, используемое в работе, которое в отличие от материала не меняет своей физической формы. Т. е. не заканчивается и не расходуется.

Например, это стол, компьютер, автомобиль и т. д. И через несколько лет эксплуатации они останутся столом, компьютером и автомобилем. Только в процессе эксплуатации происходит амортизация (износ) ОС.

В программе «1С» ОС называются фиксированными активами.

Бывает так же, на что некую услугу (работу) выписывают документ, будто бы вам продали товар. Например, СТО заменило масло в двигателе вашего автомобиля, а счет-фактуре вместо «замена масла» пишут «моторное масло такое-то, такое-то количество, по такой то цене».

Задайте себе вопрос: а мы получали фактически это товар на руки? Нет. Тогда - это услуга (работа) и приходовать этот документ нужно соответствующим образом.

7. В какой регистр (журнал) вы подошьете этот документ?

Определите это сразу, и желательно сразу же после обработки подшейте документ на свое место. Бывает правда, что документ пока нельзя «убрать» - он еще требует какой-то доработки или выяснения каких-то обстоятельств. Желательно завести отдельную папку для таких бумаг или отдельный лоток.

Одна из самых плохих недостатков которое могут быть у бухгалтера - это лень. Документ отложенный «на потом», может вызвать массу неприятностей.

Поэтому лучше документы обрабатывать по возможности сразу после получения. Документы, отложенные по объективным причинам, надо дорабатывать сразу же как представляется такая возможность.

8. Определите: будут ли в дальнейшем какие-либо события связанные с этим документом?

Некоторые документы могут в будущем повлечь какие-либо последствия. Например, Уведомление налогового комитета может вызвать в будущем неприятные последствия: арест счета и т. д. Поэтому с такими документами нужно заняться незамедлительно, отложив все прочие дела.

Бывают так же документы, которые могут иметь неприятные последствия после вашего подтверждения их правильности. Например, Акт сверки с указанием вашей кредиторской задолженности - это может быть основанием для подачи иска в суд против вашей компании.

Поэтому если не уверены, лучше оставьте подобные документы на усмотрение руководителя. Иные документы могут потребовать получения других документов.

Например, накладные на приход товара без счет-фактуры. Возможно, так установлено, что ваш контрагент позже выставит вам общую счет-фактуру за определенный период или объем товара.

В таком случае эти накладные надо собирать и сразу же после окончания периода или получения оговоренного объема напомнить поставщику об счет-фактуре.

Здесь же надо упомянуть о следующем: бухгалтер должен держать на контроле своевременное получение необходимых документов.

Документы, об ожидаемом поступлении которых вы знаете, надо требовать от контрагента или ответственного сотрудника в случае не получения в установленные сроки.

Источник: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Первичные документы в бухгалтерском учете

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы .

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н (в ред. от 26.03.2007 № 26н)

При необходимости в типовой бланк могут быть включены дополнительные строки, графы, но все реквизиты, предусмотренные утвержденной формой, должны быть сохранены. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом (распоряжением).

Не подлежат изменению только бланки документов по учету кассовых операций согласно Порядку применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.

В формах, утвержденных Госкомстатом России, предусмотрены зоны кодирования информации, которые заполняются в соответствии с общероссийскими классификаторами.

Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы (например, графы с названием «Вид операции»), предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации.

Кроме того, к учету принимаются самостоятельно разработанные малым предприятием формы, содержащие соответствующие обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

Самостоятельно разрабатывать можно только те документы, которые не содержатся в альбомах унифицированных форм.

Реквизиты первичных учетных документов

К обязательным реквизитам первичных учетных документов относятся:

• наименование документа;
• дата его составления;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции в натуральном и стоимостном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передача в бухгалтерию в установленные сроки для отражения в учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечиваются лицами, составившими и подписавшими эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.Вместо руководителя и главного бухгалтера в первичных документах могут расписываться другие должностные лица, но их перечень должен быть утвержден руководителем организации и согласован с главным бухгалтером.

Первичный документ - это письменное свидетельство совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) и должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Виды документов

Все первичные документы можно разделить на следующие группы:

1. организационно-распорядительные;
2. оправдательные;
3. документы бухгалтерского оформления.

Организационно-распорядительные документы — это приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.д. Эти документы разрешают проведение тех или иных хозяйственных операций.

К оправдательным документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Эти документы отражают факт проведения хозяйственной операции и информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

Некоторые документы являются одновременно и разрешительными, и оправдательными. К ним относятся, например, расходный кассовый ордер, платежная ведомость и т.д.

График документооборота в организации

Для правильного ведения первичного учета разрабатывается и утверждается график документооборота, в котором определяются порядок и сроки движения первичных документов внутри предприятия, поступление их в бухгалтерию.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию (бухгалтеру) должны быть проверены:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (связь отдельных показателей, отсутствие внутренних противоречий).

Учетные регистры

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные регистры, а на самом документе делается отметка, чтобы исключить возможность его двойного использования (например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Учетные регистры - это специально приспособленные листы бумаги для регистрации и группировки учетных данных. Ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

1. книги (кассовая, главная);
2. карточки (учета основных средств, учета материалов);
3. журналы (свободные либо разграфленные листы).

По видам производимых записей регистры делятся на:

1. хронологические (регистрационный журнал);
2. систематические (главная книга счетов);
3. комбинированные (журнальные ордера).

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они бывают:

1. синтетические (главная книга счетов);
2. аналитические (карточки);
3. комбинированные (журналы-ордера).

Записи в первичных документах должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, переплетаются и подшиваются в папки. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах. В соответствии со ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» не допускается внесение исправлений в кассовые и банковские документы.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься только по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Тот реквизит первичного документа, который подлежит исправлению, зачеркивается четкой, но тонкой чертой, таким образом, чтобы было видно первоначальное значение (содержание) исправляемого реквизита. Рядом от руки делается отметка «Исправленному верить», и исправление заверяется подписью лица, внесшего исправление, с указанием фамилии и инициалов.

Сроки хранения первичных учетных документов

В соответствии со ст. 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Восстановление первичных документов

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четко установленных правил, которые регламентируют порядок восстановления первичных документов в случае их утраты.

В ряде нормативных актов определены только сроки хранения первичных учетных документов. Законодательством не установлено, что должна сделать организация в случае утраты документов по не зависящим от нее причинам. В Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 руководителю организации рекомендуется в случае пропажи или гибели первичных документов:

• назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов, для участия в которой по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;
• предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно получить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.

Но не всегда можно получить дубликаты всех утраченных документов, например, при наличии большого числа контрагентов, в силу отсутствия поставщиков (покупателей) по ранее известным адресам либо по причине отсутствия таких контактов. Таким образом, по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы.

Практический вопрос: что делать в этом случае? Следует ли ставить налоговый орган в известность?

По мнению ряда специалистов, ставить налоговую инспекцию в известность необязательно, тем более что это не поможет избежать возможной ответственности, а отсутствие первичных документов может грозить штрафом в соответствии со ст. 120 НК РФ.

В данном случае налогоплательщик может выбрать три варианта действий:

1. По возможности восстановить утраченные документы (хотя бы частично).
2. Произвести исправительные записи по не подтвержденным документально расходам и отразить исправления в уточненной декларации по налогу на прибыль за отчетный год, ведь не подтвержденные документально затраты в налоговом учете расходами не признаются.
3. Дать возможность представителям налогового органа в случае налоговой проверки определить суммы, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющихся у налогоплательщика данных, а также на основании данных об иных аналогичных налогоплательщиках (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Изъятие первичных документов

Могут изыматься только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми органами и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Письмом Минфина РСФСР от 26.07.1991 №16/176 утверждена Инструкция о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

1.2. Проверка первичных документов

1.2.1 Правила проверки первичных документов

Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обяза­тельной проверке:

По форме (полнота и правильность оформления документа, заполне­ние реквизитов);

Арифметически (подсчет сумм);

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все пре­дусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с уче­том требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, от­ветственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим зако­нодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложе­ния первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предпри­ятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на не­сколько групп:

По причинам возникновения - небрежность, бухгалтерская негра­мотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;

По месту возникновения - в тексте или цифрах первичных докумен­тов, при разноске в регистры;

По значению - локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено под­писями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесе­ния исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключени­ем кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

Зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

Надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

На полях соответствующей строки делается оговорка "Исправлено" за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регист­ров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

Использование форм первичных документов, созданных на предпри­ятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

Отсутствие в документах не являющихся унифицированными или специализированными обязательных реквизитов;

Не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

Наличие подчисток и помарок в документах;

Нарушение правила исправления ошибок в документах;

Исправления в кассовых документах;

Записи простым карандашом;

Отсутствие прочерков в свободных строках;

Отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к приходным и расходным кассовым ордерам;

Арифметические ошибки при таксировке документов.

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рас­смотрении, на основании их постановлений в соответствии с законодательст­вом Российской Федерации.

Изъятие документов производится в соответствии с требованиями, изложенными в "Налоговом кодексе Российской Федерации (часть пер­вая)" от 31.07.98 № 146-ФЗ и в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. № 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельст­вующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан".

Выемка документов у предприятий производится на основании пись­менного мотивированного постановления должностного лица Государствен­ной налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем (его заместителем) налогового органа.

Должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обя­занности. Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов, а также, в необходимых случаях, приглашается специалист.

Представитель налогового органа предлагает лицу, у которого произ­водится выемка документов, добровольно выдать их, а в случае отказа произ­водит выемку принудительно.

Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требо­ваний, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.

В протоколе указываются:

Его наименование; место и дата производства конкретного действия; время начала и окончания действия;

Должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего протокол; фамилия, имя, отчество каждого лица, участвовавшего в действии или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых слу­чаях - его адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он рус­ским языком;

Выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства.

Изъятые документы перечисляются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества.

Протокол прочитывается всеми лицами, участвовавшими в его прове­дении или присутствовавшими при нем. Указанные лица вправе делать заме­чания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.

Протокол подписывается составившим его должностным лицом нало­гового органа, а также всеми лицами, участвовавшими в производстве дейст­вия или присутствовавшими при его проведении.

В тех случаях, когда для проведения контрольных мероприятий недос­таточно выемки копий документов налогоплательщиков и у налоговых орга­нов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налого­вого органа вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких доку­ментов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и помеща­ются на место изъятого подлинного документа. При невозможности изгото­вить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием докумен­тов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

Копия акта или протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

И проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена системы делопроизводства предприятия. Проведем анализ организации документооборота компании ЗАО «Группа компаний «Жилищный капитал». Глава 2 Организация документооборота в компании ЗАО «Жилищный капитал» 2.1 Общие положения организации документооборота в компании В любой организации существует...

Операций в несколько раз. 4 Обоснование экономической эффективности проекта Задачей проекта является проектирование автоматизированной системы управления документооборотом Отдела организации деятельности участковых уполномоченных милиции Ленинского РОВД. Результатом проекта является снижение трудоемкости, сокращение объема документооборота, повышение достоверности и качества входящей и...

Статья затронет основные моменты, касающиеся обработки бухгалтерских документов. Какие документы являются первичными, каким образом необходимо их обрабатывать и что для этого необходимо – далее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Когда в бухгалтерию поступают документы, их необходимо обработать. Сделать это нужно до того, как они будут вписаны в счет. Каким образом это сделать, чтобы не допустить ошибок, кто этим занимается?

Основные моменты

Согласно законодательству, любая хозяйственная операция должна сопровождаться документами. Бухгалтерский учет должен вестись в организации с момента ее регистрации.

На основании учета оформляется отчетность для налоговой инспекции и прочих служб. Операции хозяйственного характера должны отражаться в регистре бухгалтерского учета.

Первичная документация может оформляться на бумажном или машинном носителе. Во втором случае руководство предприятия должно изготовить копии в бумажном варианте для других участников операции.

Во время работы с первичной документацией (ПД) могут допускаться ошибки. Например:

• используется форма, которую не утвердили приказом;
• в документах отсутствуют реквизиты;
• нет лиц, которые обладают правом подписывать ПД;
• кассовые документы содержат поправки;
• запись ведется карандашом;
• свободные графы не содержат прочерк;
• нет печати.

При получении бухгалтерских данных происходит:

1. Предварительная работа перед оформлением документации.
2. Оформление ПД.
3. Их утверждение.
4. Обработка первичных данных.

В первичном документе отображается:

• название предприятия;
• юридический адрес (месторасположение);
• номер счета и прочая информация.

Требования:

Дата в первичных документах ставится та, которая являлась днем осуществления операции. Бывает разовая и накопительная.

Разовая первичная документация (расчеты, платежи) используется единожды для подтверждения проведения операции, после чего отправляются в бухгалтерию.

Накопительная (карты, наряды) используется в течение месяца или квартала, если операции повторяются. После того, как документ принят, информация с него переносится в регистр.

Если документы по каким-либо причинам пропали, необходимо:

Если документы восстановить не удалось, налоговую инспекцию уведомлять об этом не обязательно. В любом случае, штрафа избежать не удастся.

Плательщику налогов предлагается несколько вариантов:

• восстановить хотя бы некоторые документы;
• сделать исправительные записи в ;
• во время налоговой проверки предоставить возможность инспектору определить сумму, которую придется выплатить в бюджет государства.

Для правильного ведения списка документации существует . Им определяются сроки движения, порядок передачи документов.

Снимать копии с документов имеет право бухгалтер, но только в присутствии представителей органов налоговой службы . Для этого необходимо указать им основание.

Изымать первичные документы разрешено только органам налоговой службы. Производиться оно должно в присутствии руководящих органов учреждения.

Определения

Первичный учет	Начальная стадия восприятия регистрации операций, которые характеризуют происходящие в компании действия
Первичный документ	Документ, в котором содержится информация о проведении на предприятии хозяйственной операции. Данный документ подтверждает ее осуществление
Хозяйственная операция	Событие, на основании которого произошли изменения в структуре активов, капитале организации
Обработка первичных бухгалтерских документов	Это проверка документации на наличие правильности оформления, заполнения реквизитов и других сведений
Учетный регистр	Специальные листы бумаги, необходимые для регистрации и обработки данных, их учета. Информация в регистре является коммерческой тайной
Внешние документы	Те, которые поступают из других учреждений, например, из банка, налоговой службы. Это платежи, счета
Внутренние	Оформляются на предприятии

Что относят к первичным документам

Первичные документы подразделяются на несколько типов – организационно-распорядительные, оправдательные и документы бухгалтерского оформления.

В подобной документации отображается факт проведения операций. Информация, которую они содержат, вносится в Регистр. Некоторые документы могут являться и разрешительными, и оправдательными.

Документы, которые приходят к бухгалтеру, проверяются на:

В первичных документах обязательно указывается:

• название документа и дата его составления;
• наименование учреждения, от имени которого оформлялся документ;
• содержание хозяйственной операции;
• перечень лиц, ответственных за проведение операции;
• подписи.

Действующие нормативы

Согласно «О бухгалтерском учете» первичные документы подлежат хранению сроком не менее 5 лет.

На основании , в случае отказа от ведения бухгалтерского учета грозит уголовная или административная ответственность.

Российской Федерации гласит, что за нарушение учета доходов и расходов налагается штраф размером 5 тысяч рублей.

Не допускает исправление ошибок в первичной документации бухгалтерии.

Как осуществляется обработка первичных бухгалтерских документов на предприятии

Сбор и обработка – обязательный этап перед использованием документации. Документы, поступающие в бухгалтерию, должны тщательно проверяться.

Если они составлены неправильно или не в полной мере, то возвращаются обратно для пересмотра, исправления ошибок.

В случае обнаружения ошибки в реквизитах или подделки документа, они не отсылаются, а остаются в бухгалтерии, чтобы привлечь виновного к ответственности.

В результате проверки могут обнаруживаться ошибки. Их можно разделить на следующие типы:

Ошибки в первичной документации не допустимы. Если они все же возникли, то исправлять необходимо следующим образом:

На кого возложена ответственность

Все документы, поступающие в организацию, сразу же направляются в отдел делопроизводства. Обработкой может заниматься сотрудник данного отдела или секретарь учреждения.

Ответственность за содержание информации, которая передается, возлагается на того человека, который подготовил документ к передаче, а также на руководящее лицо организации.

Правом подписи первичных документов обладает руководитель организации и главный бухгалтер. Разрешается подписывать иными лицами, но их должен утвердить руководитель предприятия.

Технология приема входящих документов

Приемом и первичной обработкой поступающих документов занимается секретарь-референт или работник делопроизводственной службы.

Документы, которые поступают, проходят несколько этапов:

• Первичная обработка.
• Предварительное рассмотрение.
• Регистрация.
• Рассмотрение руководством.
• Отправка на исполнение.
• Его контроль.
• Непосредственно процесс исполнения.
• Подшивка документации.

Сначала необходимо проверить относится ли документ к бухгалтерским. К таковым не относятся – черновые варианты, записки, вырезки из газет.

В документе должны присутствовать реквизиты определенной организации или сотрудника. Если он не относится к предприятию, то необходимо отправить его обратно.

Обязательны к проверке реквизиты, в них не должно быть ошибок. Также необходимо проверить период документа – за квартал, год, или месяц. Это необходимо для того, чтобы определить, брать ли документ на учет.

Предварительное рассмотрение

При получении документации необходимо проверить, правильно ли доставлена корреспонденция. Если адрес указан не тот, то необходимо документы переправить в нужное место.

Конверт вскрывается и оценивается состояние документов, например, нет ли повреждений в тексте, в наличии ли приложения. Если на конверте стоит отметка «лично», то открывать его нельзя.

После этого конверт подлежит уничтожению. Но если на штемпеле стоит дата отправки или получения, то конверт подкладывается к документу.

В случае обнаружения повреждений необходимо оформить акт, один экземпляр которого направляется получателю.

Если письмо заказное, необходима . Если имеется надпись «срочно», то нужно ставить дату получения и время.

Предварительное рассмотрение необходимо для распределения документации на те, которые должны рассмотреть руководящие органы организации. Цель – упрощение работы, ускорение движения документации.

В чем заключается процесс обработки

После проверки документы подлежат обработке. Состоит она из следующих этапов – таксировка, группировка, контировка, гашение. Таксировка проводится с целью оценки операции, которые фиксируются в документах.

При этом указывается цена и сумма. Это перевод натуральных показателей в обобщающие. Например, в документах указываются часы, дни работы. Их количество умножается на стоимость единицы времени.

Группировка – подбор документации по определенным признакам. Например, кассовые, расчетные. С помощью этого этапа ведение учета происходит быстрей и легче.

Контировка – указание номера счетов учета бухгалтерии, то есть обозначение дебета и кредита. Гашение – постановка отметки «оплачено» или штампа.

Используется для предупреждения повторного использования документа, поступающего в организацию. Документы бывают входящие и исходящие.

Обработка входящих включает:

• проверку правильности доставки;
• целостность вложенных документов;
• их физическое состояние;
• установление факта получения;
• подготовку к выполнению документов;
• передачу адресату.

Исходящие документы отправляются в различные учреждения. Направляться могут докладные, отчеты, письма и другое.

Обработка исходящей документации включает в себя:

• составление чернового варианта;
• подготовку проекта;
• согласование с руководством;
• заверение;
• отправку.

После полной обработки документация подшивается и сдается в архив на хранение.

Таким образом, первичная документация бухгалтерии обязательна к проверке и обработке. Это касается приказов, распоряжений, различных уведомлений, актов.

После обработки документы необходимо подшить и отправить в архив. Согласно законодательству, первичная документации хранится не менее 5 лет.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.